Die besten Post Scan Service Anbieter - digitale Briefkästen im Vergleich 2019

Die besten Post Scan Service Anbieter für den digitalen Briefkasten - Test 2019

Briefe aufreißen, abheften und von Werbung trennen war gestern. Heutzutage helfen Post Scan Service Anbieter, die Briefpost zu scannen und zu verwalten um Ordnung ist das Papierchaos zu bringen. Das ist mittlerweile auch für private Kunden einfach und günstig - "Digitaler Briefkasten" ist hier das Stichwort. Wer länger auf Reisen ist, im Ausland lebt, sich als Digitaler Nomade praktisch dauerhaft im Ausland aufhält oder wer ganz einfach seine privaten Prozesse digitalisieren möchte, für den sind Post Scan Service Anbieter die Lösung und ein echter Segen. Ich habe Euch hier die verfügbaren Post Scan Services zusammengefasst und getestet.

Wie funktioniert ein digitaler Briefkasten?

Für einen digitalen Briefkasten benötigt Ihre einen Anbieter, der Euch Eure Briefpost scannt - und diese Post Scan Service Anbieter funktionieren im Grunde alle nach dem selben Prinzip:

1. Nachsendeauftrag bei der Post einrichten
2. Briefpost wird umgeleitet, automatisch geöffnet und eingescannt
3. Benachrichtigung bei Eingang neuer Post 
4. Original können je nach Vertrag und Anbieter archiviert, vernichtet oder weiterleitet werden
5. Benötigte Originaldokumente werden je nach Anbieter regelmäßig, monatlich oder auf Anfrage gesammelt zugesandt.

Die Umsetzung und die verfügbaren Servicelevel sind bei allen Anbietern ein wenig verschieden, auch die Preisstruktur unterscheiden sich zum Teil sehr. 

Platz 1: Caya

Wir beginnen den Test für den besten Post Scan Service Anbieter gleich mit dem Testsieger und meinem klaren Favoriten: Caya - auch erreichbar unter GetCaya.com oder UseCaya.com. Caya ist ein Berliner Startup und hat den etablierten Post Scan Service "Digitalkasten" übernommen und ist seit dem mit einer überzeugenden Preispolitik am Markt. Caya überzeugt nicht nur mit einer übersichtlicher Preisstruktur, sondern auch mit einem aufgeräumten Backend und intuitiver Bedienung. Ich Nutze Caya mittlerweile selbst für mehrere Adressen und bin von der guten Usability überzeugt und begeistert. Die Einrichtung hat nur wenige Minuten gedauert, die Postweiterleitung ist mit einem Click während der Anmeldung erledigt und die Bedienung ist intuitiv. Bei Eingang von Post werde ich per Email und Push Notification auf mein Smartphone informiert. Im Backend läßt sich die Post dann bearbeitet, ablegen, löschen, Originale anfordern oder archivieren. Auch eine Volltextsuche ist möglich, um Dokumente einfach wiederzufinden. Selbst das Bezahlen von Rechnungen direkt aus dem Backend ist möglich, wer das möchte. 

Aufgeräumtes Design,  Volltextsuche & Einfache Bedienung - Das Backend überzeugt

• Erfassung der Briefe: bisher 100%
• Scan Flat: ja
• Backend: aufgeräumt und intuitiv
• Smartphone App: ja
• Sprachen: Englisch & Deutsch
• Preis: ab 2,99€ im Monat, je nach gewünschtem Service Level zzgl. jährliche Kosten von 27€ für die Postweiterleitung

Die Preisstruktur ist übersichtlich und fair

>> Zu Caya geht's hier.

Platz 2: Dropscan

Dropscan hat sich ebenfalls etabliert sich und sich seinen Platz unter den besten Post Scan Service Anbietern ganz klar verdient. 

Dropscan ist ein früher Konkurrent zu ePost und weit mehr als nur ein digitaler Briefkasten. Hier hat man ebenfalls die Möglichkeit, große Mengen von Papierkram ein einem Schwung digitalisieren zu lassen. Dropscan trumpft mit einem powervollen Backend mit noch mehr Funktionen als bei Caya, Dokumentverwaltung und Anbindung in zahlreiche weitere Services wie Fastbill, Dropbox und Google Drive. Preislich ist Dropscan ein wenig höher angesiedelt, als Caya, auch das Konzept ist ein wenig anders. Dropscan scannt Euch erst einmal den Umschlag, dann könnt ihr entscheiden, ob Ihr den Inhalt ebenfalls benötigt. Für 12,90€ im Monat sind 5 Inhaltsscans inklusive - jeder weitere Scan kostet 1,50€. Realistischer erscheint mir da eher die Flat20 für 24,90€ im Monat, mit 20 kostenlosen Scans. Bei Dropscan erhaltet ihr wie bei Caya eine eigene Adresse/ Mailboxadresse in Berlin. Der Nachsendeauftrag kann nicht direkt bei Dropscan während der Anmeldung in Auftrag gegeben werden, sondern darum müßt Ihr Euch separat kümmern (z.B. direkt bei der Deutschen Post oder bei nachsendeauftrag.de). Zusätzliche Kosten: ca 26€/ Jahr.

Aufgeräumt und leistungsstark - Dropscan macht Spaß

• Backend: aufgeräumt, leistungsstark
• Scan Flat: nein
• Smartphone App: nein
• Sprachen: Deutsch
• Preis: ab 12,90€ im Monat, je nach gewünschtem Service Level. Nachsendeauftrag separat, zusätzlich ca. 27€/ Jahr. 

Die Dropscan Integrationen im Überblick

>> Zu Dropscan geht's hier.

Platz 3: ePOSTSCAN

Der russische Stahlpanzer unter den Post Scan Service Anbietern. Funktioniert schon lange, aber ein wenig schwerfällig. EpostSCAN habe ich jahrelang selbst genutzt, die Prozesse waren etwas umständlich und das Nervigste: Es wurden nicht alle Briefe erfasst, es sind immer wieder welche durchgegangen. Die Adresse läßt sich nicht einfach ändern und es lassen sich nicht einfach mehrere hinzufügen. Die Funktionen im Backend sind schlicht: Sortieren, Ablage und Verwaltung der eingegangenen Post nicht praktisch nicht möglich, es gibt keine Einbindung zu anderen Services. Eine Smartphone App gab es damals noch nicht, heute schon - habe ich aber nicht mehr getestet. Vor dem Hintergrund des vergleichbar hohen Startpreises von 24,99€/Monat ist ePOSTSCAN deswegen für mich auch nur die dritte Wahl. Positiv zu bemerken ist allerdings, das es sich um eine echte Scan Flat handelt, so wie bei Caya.

• Erfassung der Briefe: nicht vollständig! Etwa 70% im Selbsttest über 2 Jahre
• Scan Flat: ja
• Backend: eher schwerfällig, mit wenig Funktionen
• Smartphone App: ja
• Sprachen: Deutsch

>> Zu ePOSTSCAN geht es hier.

Platz 4: Condecco

Ganz klar auf den letzten Plätzen des Tests. Gefunden durch eine Google Anzeige - dieser Anbieter scheint aber mehr auf Unternehmen spezialisiert zu sein. Ein einfaches Sign Up ist nicht möglich, die Usability scheint nicht im Vordergrund zu stehen. Für Details zum Service muss man seine Daten hinterlassen um dann in einer Live Demo mehr erfahren dürfen. Schade - für den privaten Nutzer gibt es da sicher bessere Alternativen, selbst in der Geschäftswelt finde ich so etwas heutzutage einfach zu umständlich.

>> Zu Condecco geht's hier.

Platz 5: myDropMail

Ebenfalls ein klares Schlusslicht ist mydropmail, weil schlichtweg lächerlich teuer im Vergleich. Unübersichtliche Angebots- und Preisstruktur, man muss erst einmal ganz genau lesen, um zu verstehen, was geboten wird. Für 39€/ Monat sind 30 Sendungen inklusive. Ein wenig günstiger wird es, wenn man jährlich abschließt. We mehr Volumen benötigt, zahlt auch mehr - das Ganze nennt sich dann Business Tarif mit 50 (LOL) Sendungen inklusive. Es gibt noch einen Pre Paid Tarif mit 9,90€ im Monat, da kostet dann jede tatsächliche geöffnete Sendung dann aber 1,99€ und jede gescannte Seite ebenfalls. Halte ich für deutlich zu teuer und kann ich deswegen nicht empfehlen.

>> Zu myDropMail geht's hier.

Digital Post versenden

Während ich Euch den Post Scan Service von der Deutschen Post nicht empfehlen kann, kann ich Euch aber sehr wohl den Service zum Briefe versenden von ePost empfehlen. Einfach Briefe digital verschicken, kein Ausdrucken, Einpacken in Umschläge und Briefmarken Kleben mehr nötig. Besonders cool: Das Ganze klappt natürlich auch aus dem Ausland!

Das Sign Up hier war überraschend einfach, das Post Ident verfahren kann direkt per App oder im Browser durchgeführt werden. Hier war es übrigens kein Problem, dass ich nicht gemeldet bin ich Deutschland und ich konnte ohne Weiteres eine beliebige Adresse angeben. 

Briefpost adé?  - Ein Fazit:

Die beschriebenen Services sind super und werden Dein Leben und Deine Organisation massiv vereinfachen. Einen kleinen Wermutstropfen gibt es dennoch: wird Post mit alternativen Anbietern wie Postcom versendet, so greift die Postweiterleitung leider nicht. 

Auch alles, was vom Absender per Vorausverfügung gekennzeichnet wurde (bei Umzug mit neuer Anschrift zurück oder "Nicht nachsenden"), wird nicht weitergeleitet und ist nicht mit eingeschlossen. Das betrifft z.B. die meiste offizielle Post von Verwaltungsbehörden, Gerichten, Bußgeldstellen und Finanzämtern. 

Dennoch - diese Services funktionieren mittlerweile hervorragend und ich kann wirklich nur jedem empfehlen, darüber nachzudenken. Vorbei ist die Zeit, wo ich in den Keller stampfen muss um Dokumente in meinen Ordnern zu suchen, jetzt habe ich alles strukturiert digital abgelegt und von meinem Smartphone aus erreichbar. Vor dem Hintergrund der einfachen Einrichtung und geringen Kosten empfehle ich jedem, den digitalen Briefkasten einmal für sich selbst zu testen.

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